17-12-2013

Uge 51 - Hurra, tom indbakke

Og nej, det er ikke at slette det hele.

 

Prøv lige at tage et hurtigt kig i din indbakke.

 


Hvor mange - læste og ulæste - mails har du lige nu? 50? 100? 200?
Flere? Mange flere?

Hvis du er nødt til at scrolle for at se alle dine mails, skal vi lige tale sammen.
Så tror jeg nemlig, at du begår en basal fejl, når du tjekker dine mails.

Lad mig gætte. Når du tjekker mails, foregår det nogenlunde sådan her:

Du åbner en mail. Skimmer den hurtigt og tænker: 'Den kigger jeg lige på senere'.
Du lukker mailen ned og lader den ligge i indbakkenYouGotMailHerefter åbner du en ny mail. Måske en af dem, der kom, mens du var i gang med den første. Du skimmer den hurtigt og tænker: 'Den skal jeg lige tænke lidt over, inden jeg svarer'. Og lader den ligge i indbakken.

Nu støder du på endnu en mail. Du har set den før. Du fik den for to dage siden.
Du åbner den (igen!) og tænker: 'Nå ja, det var den der med det der - den kigger jeg lige på senere'. Du lukker mailen ned (igen!) og lader den ligge i indbakken (igen!).

Sådan hober bunkevis af (små, store, besværlige, ligegyldige, tidskrævende, konfliktfyldte...) mails sig langsomt, men sikkert, op i din indbakke.

Er det sådan, det foregår? Så begår du denne basale fejl:
Du tager ikke stilling, men vender tilbage til den samme mail igen og igen.

Men...
Det er ikke effektivt.
Det sluger en masse tid.
Og det risikerer at give dig mailstress.

En af de bedste mailvaner, du kan få, er derfor denne:
Tag stilling til, hvad der skal ske med en mail, første gang du ser den.
Ikke anden gang. Ikke tredje gang. Men første gang.

Lyder det besværligt? Så lad mig berolige dig med en god nyhed.
Der kan kun ske tre ting med den mail.

Du skal derfor kun tage stilling til, om mailen skal:

1)     Slettes?

2)     Gemmes?

3)     Tages action på?


Slet
En hel del af de mails du modtager, kan du hurtigt slette igen. Du har fået den information, du skal bruge, eller måske er det en ligegyldig mail, som der ikke er grund til at gemme.

SletDineMails

Gem
Du får sikkert også mails, du skal gemme. Gem dem i dit arkiv, og lav en simpelt mappesystem, så du nemt kan finde dem igen. Undersøgelser viser dog, at 80 procent af de mails vi gemmer, bruger vi aldrig igen. Gem derfor kun de mails, der er virkelig vigtige.


GemKunVigtigeMails

Tag action
Tilbage har du nu de mails, du skal tage action på. Måske skal mailen besvares, sendes videre til en anden eller printes. Hvis det vil tage dig under to minutter at ekspedere mailen, så gør det med det samme. Tager det længere tid, så læg mailen i en særlig action-mappe, og tjek den dagligt. Jeg ved godt, at du så er bange for at glemme den, men det er en del af den nye, effektive måde, du arbejder med mails på. 

FåEnTomIndbakke

Hurra, tom indbakke!
Mange af dem jeg har undervist gennem årene fortæller, hvor "fantastisk", "befriende" og "afstressende" det er for dem at have en tom indbakke. En tom indbakke hjælper dig med at spotte og prioritere de vigtigste mails. Den hjælper dig med bevare overblikket og gør dig mere effektiv. Undervurder aldrig værdien af en tom indbakke.

 

 

af Dorthe Rindbo. www.dortherindbo.dk