05-08-2014

Uge 31-32 2014 : Hvornår har du sidst været effektiv?

 

timeHvornår er du sidst taget hjem fra arbejde og følt dig glad og tilfreds over det, du nåede i løbet af dagen? Hvornår har du sidst følt dig rigtig effektiv?

 

af Trine Kolding

 

For mange mennesker er det snarere reglen end undtagelsen at føle sig bagud med opgaverne og have dårlig samvittighed over alt det, de ikke nåede. Og det er rigtig ærgerligt, fordi de resterende opgaver sjældent er udtryk for, at vi ikke har været effektive, men snarere er et vidnesbyrd om, at vi har haft travlt med noget andet.

 

En stor gruppe af danske ledere og medarbejdere bruger forholdsvist mange timer om ugen på at sidde i møde. Fra nogle af dem hører jeg ofte følgende indvending: ”Jeg har ikke nået noget i dag – jeg har siddet i møde hele tiden!”. Med mindre mødet har været ineffektivt eller overflødigt, har de jo været i gang med en vigtig aktivitet og dermed nået noget. Imidlertid opfattes møder ikke altid som effektiv brug af tiden, fordi de er aktiviteter uden et fysisk aftryk modsat fx mails, der er sendt, og bunken, der er ryddet op..

 

Lad mig give dig et andet eksempel: Når jeg skal udvikle min virksomhed strategisk og sætte nye mål, kan jeg sagtens finde på at hive et par dage ud af kalenderen til at tænke og snakke med sparringspartnere om det. Efter to dages ren tænkeri er bunkerne der stadig, og indbakken bugner af ubesvarede mails. Jeg har altså ikke noget fysisk bevis på, at jeg har været effektiv. På trods af at jeg har brugt tid på en virkelig vigtig opgave for min virksomhed. Betyder det så, at jeg ikke har været effektiv?

 

Mange virksomheder og organisationer opererer i vidensamfundet, eller dele af deres aktiviteter handler om viden. I vidensamfundet er effektiviteten ikke altid synlig, og det stiller nogle særlige krav til såvel ledere som medarbejdere.

TodoDet nye effektivitetsgrundlag

Vi har brug for at redefinere vores effektivitetsgrundlag, og det skal være både støttende og realistisk. En af mine kunder, som driver en mindre konsulentvirksomhed, følte sig særlig effektiv, når han havde nået alt, hvad der stod på hans daglige huskeliste. Problemet var, at listen ofte var urealistisk lang. Da jeg bad ham estimere, hvor lang tid opgaverne tog, viste det sig, at han skulle afsætte en hel uge til at nå det hele! Sandsynligheden for, at han nogensinde følte sig effektiv, var meget lille. I sidste ende betød det, at han sjældent var særlig motiveret, fordi han som regel følte sig bagud med opgaverne.

 

Hvis effektivitetsgrundlaget er urealistisk, vil der ofte ske det, at vi løber af sted med lynets hast for at nå ”det hele” eller ”endnu mere”. Måske tager vi endda flere opgaver ind, end der er tid til. Vi ender med at føle os utilstrækkelige og i værste fald at tabe nogle af boldene på gulvet.

 

Definér dit effektivitetsgrundlag

 

Det en god idé at skrive ned, hvad der skal til, for at du føler dig effektiv. Vær opmærksom på, om det er realistisk. Med et realistisk effektivitetsgrundlag kan du nemlig begynde at målrette dine ressourcer og indrette din planlægning efter det. Og samtidig skabe langt flere succesoplevelser.

  • Hvad er effektivitet for dig?
  • Find eksempler på situationer, hvor du følte dig effektiv
  • Er det sandsynligt, at du ofte vil kunne opleve effektivitet på denne måde?
  • Hvad er én ting, du kan gøre hver dag for at føle dig mere effektiv?